Exportation des données de facturation

Le système Evatel génère des données de facturation détaillant l'utilisation des différents services et options par chaque usager à chaque mois.  Pour produire des factures et obtenir des paiements par cartes de crédit, un système de facturation est requis. Vous pouvez utiliser soit le système de facturation Evatel ou un autre module.

1. Le système de facturation Evatel est conçu pour fonctionner avec le système Evatel .  Il obtient des mises instantanément à chaque fois qu'un nouveau compte de compagnie ou d'usager est créé, que les forfaits d'abonnement d'un usager changent. Le module de facturation Evatel peut expédier des factures par courriels et obtenir les paiements par carte de crédit automatiquement.
2. Pour les autres systèmes de facturation, les données de facturation sont exportées chaque mois dans des fichiers CSV qui incluent l'information sur les usagers actifs, les forfaits de services auxquels ils sont abonnés, leurs sessions téléphoniques, leurs appels reçus et effectués incluant les appels interurbains et outre-mer (CDRs), la compagnie dont ils sont membres, leur numéro de compte-client et leur mode de facturation, etc. Un fichier XML peut être utilisé pour définir les champs à exporter.

Le système Evatel utilise une facturation mensuelle dont la période commence le jour spécifié lors de l'installation du système et se termine la veille du jour de facturation du mois suivant.  Les données de facturation sont exportées chaque mois dans des fichiers CSV qui peuvent être importés et traités par des logiciels de facturation tiers.

1. Le jour du mois de facturation: C'est le jour du mois qui marque le début de la période de facturation. Une session d'exportation de données de facturation sera lancée automatiquement à chaque mois pour exporter les données à partir de minuit (00:00:00 AM) ce jour du mois passé jusqu'à 23:59:59 le jour précédant le début de la prochaine période de facturation. Par exemple, si le jour de facturation est le 3 du mois, la période facturée commencera le 3 à minuit 00:00:00 et se terminera à 23:59:59 le 2 du mois suivant.
2. La table de correspondance indiquant les champs à exporter ainsi que leur ordre. La table de correspondance est un fichier XML décrivant les champs à exporter et l'ordre dans lequel il faut les exporter dans chaque fichier CSV (usagers, sessions, appels, etc.). Un modèle vous est fourni pour vous permettre de l'adapter aux besoins de votre système de facturation.  Le contenu des fichiers CSV dépendra de ce fichier XML.

Pour plus d'information sur les données exportées et sur le fichier XML utilisé par le module d'exportation, téléchargez le document Module d'exportation des données de facturation - Guide de l'administrateur (PDF).

Vous avez dû fournir ces informations (jour de facturation et table de correspondance) lors de l'étape d'installation et de configuration de votre système  Evatel .  Cependant si vous n'avez encore effectué cette partie de la configuration, vous pouvez toujours le faire à partir du module de configuration que vous pouvez lancer comme suit:

Téléchargez le Guide d'installation et de configuration du système Evatel pour en savoir plus sur comment utiliser cet outil.  

Si vous avez choisi d'utiliser le module de facturation Evatel, vous devez lancer des sessions de facturation à la fin de chaque mois.
Vous pouvez lancer le module de facturation Evatel de deux façons:

1. À partir de votre page d'accueil en tant qu'administrateur du système. Cliquez sur le bouton Facturation.
2. À partir d'un lien spécial que vous aurez configuré pour permettre au personnel de comptabilité d'accéder et de gérer la facturation des services.

En démarrant, le module de facturation d'Evatel demande d'entrer un nom d'usager et un mot de passe valides. Une fois admis dans la session de facturation, vous pourrez importer des données à partir des fichiers CSV pour générer des factures, les envoyer par courriels et récupérer les paiements par cartes de crédit. Téléchargez le Module de facturation Evatel - Guide de l'administrateur du système pour plus de détails.

Si vous avez choisi d'utiliser un système de facturation autre que celui d'Evatel vous n'aurez qu'à utiliser les fichiers CSV contenant les données de facturation pour le mois.  Vous devez configurer votre module de facturation pour importer ces données à partir des fichiers CSV en utilisant la table de correspondance définie dans le fichier XML que vous avez ajusté pour vos besoins.
Pour plus d'information sur les données exportées et sur le fichier XML utilisé par le module d'exportation, téléchargez le document Module d'exportation des données de facturation - Guide de l'administrateur (PDF).

Vous pouvez changer le premier jour facturé chaque du mois (période de facturation) à partir du module de configuration que vous pouvez démarrer comme suit:

Notez cependant qu'un changement de la période de facturation après un ou plusieurs mois d'opération peut avoir les conséquences suivantes:

• Si vous choisissez de facturer plus tôt dans le mois, les frais d'utilisation entre le nouveau jour et l'ancien seront facturés en double.
• Si vous choisissez de facturer plus tard dans le mois, les frais d'utilisation entre  l'ancien jour et le nouveau ne seront pas facturés.

Allez à Configurer le module d'exportation des données de facturation pou plus de détails.